Робота зі звітами – важливий аспект будь-якого бізнесу. Грамотно складена звітність допомагає краще розуміти поточну ситуацію, знаходити слабкі місця компанії та покращувати бізнес-процеси. У цій статті ми розповімо, як зробити процес створення звітів простішим та ефективнішим.
Як створити ефективну систему управління звітами?
На початку важливо реалізувати правильний доступ до статистики. В Окі-Токі це можна зробити двома способами:
- Застосовуючи систему ролей і прав доступу, щоб кожен отримував тільки ту інформацію, яка йому дійсно потрібна для виконання завдань. Більше про налаштування ролей можна знайти в блозі.
- Використовуючи проєкти. Якщо співробітник не входить до проєкту, то переглядати дані він не зможе. Цей інструмент допоможе підтримувати приватність, особливо якщо колл-центр надає послуги кільком замовникам одночасно. Дізнайтеся тонкощі використання проєктів для колл-центру в статті блога.
Система управління звітами не буде ефективною, якщо процес збору даних не оптимізовано. В Окі-Токі є понад 36 різних звітів, які допоможуть отримати всю необхідну інформацію про роботу колл-центру. Підібрати оптимальні звіти для вашої компанії допоможе наша стаття на блозі. Щоб бачити загальну картину діяльності колл-центру, важливо спостерігати за даними в реальному часі. В Окі-Токі онлайн – моніторинг реалізовано за допомогою віджетів. Необхідні віджети по чергах, автообдзвонам, IVR тощо можна винести на адмінпанель і бути в курсі будь-яких змін.
Який софт або програми рекомендуються для роботи зі звітами?
Окі-Токі — це повноцінний софт для формування звітності, який допомагає збирати та аналізувати дані. Він простий у використанні та дозволяє оперативно отримувати потрібну інформацію.Але іноді можна звернутися до додаткових програм для обробки та аналізу даних.Для роботи з таблицями можна використовувати:
- Microsoft Excel – інструмент для аналізу даних, який дозволяє, проводити розрахунки та візуалізувати дані за допомогою графіків та діаграм.
- Google Sheets – хмарне рішення для роботи з таблицями, яке забезпечує зручний доступ з будь-якого пристрою та можливість спільної обробки документації в реальному часі.
В Окі-Токі реалізовано ручне вивантаження в таких форматах: HTML, Excel, Google Sheets, що дозволить швидко експортувати дані та провести аналіз в зручних для вас програмах. А також це зручний спосіб обмінюватися даними з колегами, забезпечуючи зручність та ефективність спільної роботи.
Інтеграція Окі-Токі з різними зовнішніми системами через API відкриває багато можливостей для оптимізації бізнес-процесів. Це дозволяє автоматично обмінюватися даними між системами, з якими працює компанія. Інтеграція з CRM, аналітичними платформами, системами управління проєктами та іншими інструментами сприяє створенню єдиної екосистеми, де всі дані синхронізовані та доступні в реальному часі. У розділі Інтеграції знаходиться документація по АPI, де ви знайдете всі необхідні параметри налаштувань для передачі даних.
Як оптимізувати роботу зі звітами?
Оптимізація процесу роботи зі звітами безпосередньо залежить від правильності підбору інструментів. Окі-Токі надає багато корисних функцій, які спростять їх створення.
Фільтри:
Кожен звіт Окі-Токі містить основні та додаткові фільтри. З їх допомогою можна згрупувати інформацію по роботі колл-центру, конкретному бізнес-процесу або оператору. Виберіть параметри для фільтрації та отримайте необхідні дані. Окремим інструментом в Окі-Токі реалізовано фільтр дзвінків. Його основне завдання – приховати не цільові дзвінки (тестові, навчальні). Більше інформації про його налаштування та використання у нашій статті блога.
Шаблони:
Автоматизація роботи зі звітами допомагає прискорити обробку інформації та зменшити кількість помилок. Якщо ви збираєте однакову статистику по колл-центру, наприклад кількість вхідних дзвінків за вчорашній день – можна використовувати шаблони. Це заощадить час, який йде на вибір параметрів і заповнення потрібних полів. У Окі-Токі шаблони поділені на три види:
- особистий – цей шаблон може використовувати тільки користувач, який його створив;
- загальний – для створення таких шаблонів користувачеві потрібен спеціальний доступ. Для цього перейдіть до розділу “Ролі”, виберіть право “Управління загальними шаблонами звітів” і позначте цей пункт галочкою;
- глобальний – у цьому розділі знаходяться дефолтні шаблони. Вони містять ту інформацію, яка важлива для більшості користувачів, забезпечуючи швидкий доступ до ключових даних.
Щоб створити свій унікальний шаблон, виберіть опцію “Створити новий шаблон”. Задайте назву та встановіть необхідні фільтри. Після цього можна зберегти ці налаштування і використовувати їх у майбутньому для швидкого створення звітів.
Можливості експорту:
В Окі-Токі можна вивантажити стенограми та аудіофайли на свій ПК або в хмарне сховище:
- Експорт стенограм реалізовано у форматі HTML. Використовуючи двосторонню стенограму можна отримати текстовий формат розмови клієнта та оператора. В Окі-Токі запис оператора транскрибується за замовчуванням і також доступний для звантаження.
Стенограма в Окі-Токі багатомовна, і відображається у текстовому вигляді на різних мовах. Це зручно, якщо колл-центр працює з іноземними клієнтами. У односторонній вона фіксує тільки сторону оператора – текст буде сформовано залежно від мови браузера користувача.
- Прив’яжіть хмарний диск у розділі Інтеграції/Зовнішні ресурси для експорту даних в сховище. Виберіть умови для завантаження аудіозаписів і автоматично отримуйте дані з Окі-Токі.
Завантажити аудіозаписи на ПК або на зовнішній диск можна з Журналу дзвінків. Для цього відберіть дзвінки, встановіть спосіб завантаження за допомогою кнопки Експорт та звантажити аудіофайли.
Якщо потрібно переслати звіт колезі – скопіюйте посилання з адресного рядка браузера та надішліть її через будь-який доступний месенджер або електронною поштою. Окі-Токі сприяє оптимізації створення звітів. Простий і доступний функціонал дозволяє працювати з даними швидше і простіше, мінімізуючи помилки та забезпечуючи доступ до важливої інформації.
Що таке автоматизовані звіти і як вони допомагають у роботі?
Це звіти, які створюються автоматично за заданим розкладом або при виконанні певних умов. Це спрощує роботу, бо не вимагає постійного втручання людини для їх підготовки. В Окі-Токі є Рапорти та конструктор Datamixer.
- Рапорт – звіт зі зведеними даними по основним процесам колл-центру за обраний період. Для зручного відбору потрібної інформації ми поділили її на такі секції: Дзвінки, Автообдзвони, Користувачі, CRM, KPI, Чати, Біллінг тощо.
Кожна секція містить розділи, які можна використати для деталізації інформації. Щоб створити, перейдіть до розділу Рапорти й виберіть секції та розділи. Ваш звіт буде сформовано і надіслано на вказану електронну пошту. Докладніше про Рапорти читайте в окремій статті.
- Datamixer – конструктор, об’єднує у собі дані з різних розділів Окі-Токі. Datamixer може об’єднувати інформацію, створюючи унікальні звіти за вашими запитами.
Для формування звіту, потрібно перейти до розділу Ресурси проєктів/Datamixer. Вибравши необхідні параметри та поля зі списку доступних, можна легко налаштувати інструмент під ваші потреби. Посилання для завантаження сформованих даних прийде на ваш e-mail згідно з обраною періодичністю.
NEW! Незабаром вийде оновлення цього інструменту. Datamixer зміниться не тільки візуально, але і розшириться його функціонал. Два види режиму створення – базовий і просунений, нові поля звітів, логування змін дозволять створювати звіти простіше, а головне якісніше.
Автоматизовані звіти зручні для тих, хто хоче регулярно відстежувати продуктивність і ефективність без необхідності вручну збирати дані. Використовуючи потрібний часовий період можна отримувати статистику роботи колл-центру за останню годину, день, тиждень або місяць. Окі-Токі надає всі необхідні інструменти, щоб оптимізувати процес роботи зі звітами. Різні види звітів, автоматизація збору та обробки даних, зручні фільтри та шаблони, а також інтеграція з зовнішніми системами дозволяють прискорити підготовку звітів та підвищити їхню точність. Ці можливості значно спрощують формування статистики. Точні та правильні дані допомагають у керуванні та розвитку вашого бізнесу.
