Якщо ви працюєте в контакт-центрі та управляєте кількома проектами одночасно, то знаєте, що управління даними – це справжній головний біль. Захист конфіденційної інформації клієнтів стає надзвичайно важливим завданням. Різні проекти, різні клієнти, безліч інформації – як все це організувати так, щоб не заплутатися та не втратити важливі дані? Відповіді на ці запитання ви знайдете в цій статті.
Що таке поля контакта
Поля контакта – це дані про клієнтів, які зберігаються у системі CRM. Наприклад: ім’я, прізвище, адреса, телефон, пошта та інша інформація, необхідна для оператора. За допомогою них можна швидко знайти необхідні дані про клієнта, а також доповнити їх новими записами. Поля контакта можуть бути налаштовані під конкретні потреби компанії та різні бізнес-проекти.
Переваги полів контактів в Окі-Токі
Основна мета використання полів контактів – організація та зберігання інформації про клієнтів. В Окі-Токі можна легко її систематизувати, роблячи доступною та зручною для роботи операторів. А поділ за проектами підвищує контроль доступу до даних. Кожен проект має свої унікальні поля, що дозволяє операторам бачити лише необхідну інформацію та уникати плутанини. Завдяки такому підходу оператори бачать лише те, що стосується їх поточного проекту. Також поділ полів за проектами підвищує безпеку даних клієнтів, забезпечуючи надійний захист та конфіденційність.
Як створити поля контакта в Окі-Токі
Для створення ексклюзивних полів в Окі-Токі:
- Перейдіть в меню CRM – розділ Поля контакта та натисніть “Створити”.
- З’явиться вікно з налаштуваннями, де поле “Назва” є обов’язковим, решта — за потребою.
- Виберіть проекти, у яких воно буде використовуватися. Якщо їх ще немає, то ви можете це зробити пізніше.
Як створити проекти читайте в окремій статті на блозі.
- Якщо активувати параметр “Унікальні значення”, система буде контролювати унікальність контактів за вмістом цього поля, тобто кожен контакт матиме унікальні дані в цьому полі.
- Приховане поле не видно в анкеті під час дзвінка та доступне лише тим, у кого є право “Бачити маскувальні поля”. Це означає, що така інформація доступна лише певним співробітникам, що підвищує безпеку та конфіденційність даних. Приховані поля допомагають обмежити доступ до важливої інформації, забезпечуючи додатковий захист.
Щоб додати додаткову інформацію по клієнту з імпорту в CRM Окі-Токі, вам потрібно прив’язати поля до анкети:
- Перейдіть в налаштуваннях анкети у розділ “Дані та поля”.
- Натисніть на кнопку “Додати” та з’явиться вікно з прив’язкою поля.
- Для прив’язки полів контакта з полями імпорту використовуйте фігурні дужки {{}}.
- Для константи (постійного значення у полі контакта) пишіть назву без фігурних дужок.
Важливо! Окі-Токі враховує регістр літер.
Приклади:
- {{Ім’я}} = Ім’я, вказане в імпорті
- Продажі = Постійне значення “Продажі”
Щоб оператор міг додавати інформацію по клієнту в анкету під час розмови, виконайте наступні кроки:
- Перейдіть в налаштування анкети, розділ “Редагування відповіді”.
- Виберіть “Інтеграція CRM” та вкажіть поле контакта.
Відповідь оператора або зміст відповіді (у випадку текстового типу відповіді) прив’яжеться до зазначеного поля контакта.
Механізми захисту даних клієнта
Поля в Окі-Токі забезпечують надійний захист даних у колл-центрі між різними проектами завдяки їх ізоляції. Кожне поле прив’язується до конкретного проекту та доступне лише тим операторам, які працюють у ньому. Ці заходи безпеки в колл-центрі виключають можливість випадкового або несанкціонованого доступу. Таким чином, інформація з одного проекту ніколи не перетинається з іншим, що мінімізує ризики витоків та порушень безпеки.
В Окі-Токі захистити інформацію та обмежити права можна за допомогою ролей. У налаштуваннях просто вкажіть, до яких розділів співробітник матиме доступ, а до яких ні. Також є можливість обмежити управління та видимість полів контактів клієнта.
Налаштування ролей дозволяє організувати доступ до інформації у CRM. Наприклад, можете створити свою роль “Менеджер продажів” і співробітник, якому призначено цю роль, буде бачити дані про клієнта та угоди, тоді як “Технічна підтримка” доступні лише звернення клієнтів. Ролі допомагають забезпечити безпеку та ефективність роботи в CRM, обмежуючи доступ до конфіденційної інформації лише тим користувачам, яким це необхідно.
Детальнішу інформацію про ролі ви можете знайти у нашій статті.
